ארכיב – לא רק היסטוריה

כשחושבים על המילה ארכיב, האסוציאציה שעולה בראש היא בראש וראשונה קצת היסטורית. אנחנו מאחסנים בתוך ארכיב דברים, שאנחנו לא צריכים, או דברים שאין לנו מקום עבורם. 

אבל היום ארכיב הוא הרבה יותר מסתם מחסן לדברים, שאנחנו לא משתמשים בהם. בעצם, ארכיב מודרני הוא האפשרות שלנו לשמור את הדברים היקרים לנו מפני פגעי הזמן, פגעי הטבע. וכשמדובר בעולם העסקי העכשווי, הגופים העסקיים צריכים ארכיב כדי לאחסן בו את כל המסמכים, שבמשרד אין לנו אפשרות פיזית להחזיק בבטיחות וביעילות המרבית.

לקוחות

כל משרד כמעט בכל גודל, חברה פרטית או ציבורית ולבטח חברות ממשלתיות, משתמשים בשירותי ארכיב כדי לאחסן ולשמור את המסמכים שלהם. שירותי ארכיב ניתנים גם למוסדות ממלכתיים כמו עיריות למיניהם, משרדי ממשלה, ארגונים גדולים ועמותות, קופות החולים והרשימה עוד ארוכה. כך שאפשר לומר בביטחון מלא, שאספקטים רבים מאוד מהחיים שלנו  נמצאים בתוך ארכיב זה או אחר.

כל ארגון שמשתמש בשירותי ארכיב, מקבל אחת לתקופה מסוימת, דו"ח על החומר המאוחסן. לעתים יש צורך ערוך שינויים בשיטת האחסון לדרישת הלקוחות, בעיקר בגלל שיטות העבודה של הלקוחות. ארכיב מקצועי אמור לתת את המענה האופטימאלי ללקוחות, על פי דרישותיהם.

תקנים וכללים

כל ארכיב המציע שירותים לציבור צריך להיות מאובזר, ולקבל את כל התקנים בנוגע לכללי הבטיחות והבנייה של ארכיב בישראל. קבלת האישור היא לא פשוטה כלל.

המבנה בו נמצא ארכיב צריך להיות מבנה חזק מאוד, בדרך כלל עשוי בטון. זאת, כדי להציע בטיחות מקסימאלית למסמכים, ולדברים שמאוחסנים בתוך כל ארכיב, והסיבה לכך היא פשוטה. יש להגן על המסמכים המאוחסנים גם מפגעי הזמן כמו למשל, כל ארכיב צריך ליצור טמפרטורה אופטימאלית, ויצירת סביבה ללא לחות כדי לא להזיק למסמכים. בנוסף, המבנה החזק מאפשר הגנה מצוינת נגד פורצים, אימי הטבע וגם מלחמה.

בקרה ממוחשבת

היות שבכל ארכיב נמצאים לעתים עד אלפי פריטים, יש צורך במערכת לניהול כל התכולה הזו. כמעט כל ארכיב מנוהל על ידי מערכת בקרה ממוחשבת, שמאפשרת לדעת בכל רגע נתון איפה נמצא כל דבר. בנוסף לכך, המערכת מאפשרת לשלוף את המידע שהדרוש ללקוחות במהירות האפשרית. כך למשל, אם הלקוחות מעוניינים בעיון במסמכים המאוחסנים לצורך פעילות עסקית מסוימת, אין שום בעיה לשלוף את המסמכים הללו ממקום אחסונם במהירות המרבית. בנוסף לכך, כמעט כל ארכיב מתהדר באתר, בו ניתן לבצע פעולות און ליין, ובתוכם שליפת המסמכים המאוחסנים בתוך ארכיב דיגיטלי, פונקציה נדרשת מאוד.

בטיחות מעל לכל

בכל ארכיב יש חיבור למוקד מכבי אש ולמוקד משטרתי. ישנם בכל ארכיב גם גלאי עשן היכולים להתריע על סכנת אש, אם קיימת. גלאי העשן וההתראות מהותיים מאוד, בעיקר בגלל חשיבות ורגישות החומר המאוחסן בכל ארכיב שיש לשמור עליו.

אנשי מקצוע

כל ארכיב מקצועי מעסיק ארכיונאים מקצועיים ובעלי מקצוע בתחום הגניזה, המחשוב והאחסון. כל אלה ביחד יכולים לתת את התשובות המקצועיות ביותר והטובות ביותר לכל לקוח של ארכיב  שמעוניין בשירותיו.

שירותי אחסון אצל הלקוחות

יש לקוחות רבים המעוניינים, מסיבותיהם שלהם, ליצור ארכיב בשטח שלהם. בדרך כלל הם פונים לאנשי המקצוע לקבלת סיוע בסידור ארכיב זה, על מנת להימנע מטעויות קריטיות, שיכולות להשפיע על צורת האחסון של מסמכים או פריטים למיניהם.

חשוב שבעלי המקצוע ייתנו את הסיוע המקצועי ביותר, גם לחברות אלה. אחרי הכל, הרי לכל ארכיב יש אותה מטרה: אחסון בטוח ויעיל של פריטים ובתנאים הטובים ביותר.

חברת ארכיב מקצועי מתמחה במגוון שירותי הארכיב והגניזה הכוללים: גניזה, תיוק מסמכים, רישום והקלדה, הובלה מהלקוח ואליו,סריקת מסמכים, שינוע וביעור מיכלים בתום תקופה.

הארכיב נמצא במתקן מודרני ומשוכלל הבנוי מבטון ומשתרע על שטח גדול. תהליכי הארכיב והגניזה מנוהלים בתכנה מיוחדת לניהול ארכיב מהמתקדמות בעולם. תוכנה בעלת גמישות המסוגלת להתאים את עצמה לצרכי הלקוח. התכנה מספקת ללקוח אמצעי לבקרה ומעקב על תכולת המיכלים ומספקת לו שירותי און ליין באמצעות האינטרנט באמצעותו ניתן לבצע שאילתות, ולבקש השאלות תיקים מהארכיב.

אנו מעמידים לרשותך ארכיב מסודר, יעיל, נקי ומאובטח העומד בתקנים המחמירים ביותר של אבטחה ובטיחות. אנו מגנזה מומלצת ע"י גנזך המדינה וספק מאושר של משרד הביטחון. כמו כן, ארכיב מקצועי חברה באיגוד הארכיונאים הישראלי ומלווה בארכינואי מורשה ע"י גנזך המדינה. ברשותנו כל האישורים הנדרשים הכוללים: רישיון עסק, אישור כיבוי אש ועוד. כוח אדם הינו מקצועי ומיומן השולט בכל תהליכי הארכיב והגניזה. כל העובדים עוברים בדיקה ביטחונית ומציגים רישוי פלילי מהמשטרה.

חזון החברה הוא הבטחת איכות שירות גבוהה ללקוח הכוללת יחס אישי ומקצועי וזמני תגובה מהירים במחירים תחרותיים. אנו רואים לפנינו את צרכי הלקוח כדבר הראשון במעלה ולכן מקפידים לספק שירות אישי, יעיל ומקצועי לכל לקוח. אנו פועלים מתוך מטרה לשפר ולייעל את איכות השירות הניתנת בתחום הארכיב ולכן אנו משקיעים באמצעיים הטכניים המובילים בתחום .

בשנים האחרונות חל גידול משמעותי בארכיב ונוספו לקוחות מוסדיים, ציבוריים, עיריות בנוסף ללקוחות הפרטיים. לחברה פתרון ייחודי בהעברת לקוח הנמצא בארכיב אחר.

החברה היא חלק מקבוצת DATA STAR, קבוצת חברות המספקת פתרונות אחסנה כלליים מעל ל 15 שנה בתחום האחסנה ומעל ל 35 שנה בתחום הנדל"ן.

בעל החברה הוא מר יהודה קדוש בעל ניסיון של למעלה מ 35 שנה בעולם העסקים בכלל והנדל"ן בפרט. מנהלת החברה היא גב' דנה ברם בעלת תואר ראשון במנהל עסקים ותואר שני במשפטים.

בין לקוחותנו נמנים: קג"מ, עיריית בת-ים, עיריית אשדוד, פלאפון, ביה"ח ברזילי, משרד התמ"ת, משרד הפנים, קו אופ הריבוע הכחול, מי עדן, עו"ד ויינרוט, עמית פולק מטלון-משרד עורכי דין, מקורות, מטריקס פורמולה, בנק אילנות דיסקונט, חברות ביטוח מקב' מגדל, אגודה למלחמה בסרטן ועוד.